WWW – Projectmanagement

Onder WWW verstaan wij bij Wizard niet alleen het wereld-wijde-web, maar het staat ook voor de Wizard-Werk-Wijze. Onze WWW is verbazend eenvoudig, maar daarom niet minder effectief. In dit artikel alles over projectmanagement.

 

 

 

 

 

 

Er wordt binnen organisaties al gauw gesproken over een project. Maar wat is een project nu eigenlijk? Een project is een tijdelijke organisatie, samengesteld uit verschillende in- of externe professionals, die een duidelijk omschreven opdracht met een vastgesteld einddoel hebben en dat dienen te bereiken in een vooraf (relatief korte) gestelde termijn binnen een bepaald budget.

Simpel gezegd komt het neer op: wie doet wanneer wat en met welke middelen? Dat blijkt in de praktijk toch vaak erg lastig te zijn. Projectmanagement is communiceren en vooral pro-actief zijn. Vooraf bedenken wat er fout zou kunnen gaan en welke maatregelen er genomen kunnen worden om de consequenties daarvan tot een minimum te beperken voor opdrachtgever.

Wizard krijgt wel eens te horen dat het relatief lang duurt voordat er gestart wordt met de uitvoering van de werkzaamheden. Dat klopt. Er wordt in de aanloop naar de uitvoering veel tijd besteed aan het uitwerken van het gehele project. Dat begint bij Wizard al bij het uitwerken van een offerte.

We komen, soms meer dan eens, op locatie. Nemen alles door, stellen gerichte vragen en werken alles uit. De prijs die wordt afgegeven is de prijs waarbinnen opdracht uitgevoerd moet worden. Zaken die kunnen leiden tot meerwerk of een wijziging in de initiële opdracht, brengt Wizard vooraf onder de aandacht van opdrachtgever. Wat Wizard betreft kan er alleen sprake zijn van meerwerk als de scope van de opdracht wordt gewijzigd, niet omdat blijkt dat er ergens geen rekening mee gehouden is.

Een opdrachtgever wenst bijvoorbeeld een serverkast van bepaalde afmetingen aan te schaffen die helemaal niet blijkt te passen in de ruimte die is aangewezen als serverruimte. De aan te schaffen serverkast biedt niet voldoende ruimte voor het plaatsen van de passieve en actieve componenten. De maximale lengte van een datakabel wordt overschreden bij het narekenen van het aantal benodigde meters kabel tussen de serverruimte en het aansluitpunt. Een slecht gemanaged project is een bron van ergernis voor alle betrokken partijen. Niet alleen voor opdrachtgever, maar ook voor eigen medewerkers. Het vooraf in kaart brengen van mogelijke issues en daarover gezamenlijk vooraf besluiten voor welke oplossing wordt gekozen zorgt ervoor dat het project in de uitvoeringsfase weinig tot geen problemen kent.

Alles wordt bij Wizard uitgewerkt in tekeningen en schema’s. Hiermee wordt het datanetwerk visueel inzichtelijk en het ontwerp op papier met de praktijk controleerbaar. Door vooraf veel aandacht te besteden aan dit soort zaken, is het werk op locatie voor ons veelal een kwestie van gewoon doen. Stuiten we nooit op problemen? Ja natuurlijk wel, het komt voor dat er, met name bouwkundige, issues zijn die pas aan het licht komen tijdens de uitvoering. Maar omdat de voorbereiding grondig is geweest, leiden die issues doorgaans niet tot onoverkomelijke vertragingen of buitensporige kosten. Het project blijft managebaar.

Een tweede belangrijk punt is het informeren van de betrokken medewerkers. Weet iedereen wat er van hem/haar verwacht wordt. Vaak worden betrokken professionals alleen geïnformeerd over de eigen directe werkzaamheden. Maar het betreft een team, dus allen moeten ook (zijdelings) op de hoogte zijn van wat de andere teamleden doen, wat de scope van het project is en hoe de eigen werkzaamheden kunnen bijdragen tot een goede aansluiting van de losse onderdelen binnen het geheel. Dit versterkt de onderlinge samenwerking wat weer ten goede komt aan de kwaliteit van het project.

En last, but not least; communiceer met de opdrachtgever. Houd opdrachtgever op de hoogte, ook als zaken geen doorgang vinden als gepland en er tegenslagen zijn. Geef aan wat er fout gaat, kom met de mogelijke oplossing(-en) en besluit gezamenlijk hoe nu verder. Een pro-actieve houding is een must, maar definitieve beslissingen zijn aan opdrachtgever, niet aan uitvoerder. Een geïnformeerde opdrachtgever is een gerustgestelde opdrachtgever met vertrouwen in het project en de uitvoering daarvan.

Een data of ICT project op stapel staan? U kunt Wizard ook als projectmanager inhuren. Wij maken graag een afspraak met u voor een vrijblijvende kennismaking.

Wizard; carrying your business!